Videoconferencia con Teams

Todas las asignaturas de docencia reglada disponen de un equipo de asignatura de Teams para facilitar la comunicación entre docentes y estudiantes, por ejemplo, para tutorías en el caso de titulaciones presenciales. En particular, las videoclases son un instrumento fundamental de la docencia en modalidades semipresenciales o a distancia, facilitando el contacto directo entre el docente y los estudiantes y entre estos como grupo.

Microsoft Teams es la herramienta que la URJC pone a disposición de los docentes para que realicen sus videoclases o videotutorías síncronas.

De este modo, en Aula Virtual tienes disponible la herramienta de Teams para la creación de sesiones de videoconferencia síncronas con tus estudiantes a través de la asignatura de Aula Virtual. Puedes utilizarla de dos maneras distintas:

• Uso de Equipo de Teams
• Sin Equipo de Teams

Uso de Equipo de Teams

Cada asignatura reglada dispone de un Equipo de Teams. De forma automática, para facilitar el acceso a este equipo, se ha creado en Aula Virtual en la parte superior junto al Foro de Novedades de esa asignatura un enlace al canal General de dicho equipo

Pasos para la realización de videoclases con Teams

Paso 1. Informar a los estudiantes de cómo se van a realizar las videoclases

Accediendo al Equipo de Teams de la asignatura mediante el botón Equipo de Teams situado en la barra de comunicación o accediendo al Equipo de Teams directamente en la aplicación de Teams.

Paso 2. Crear los eventos de videoclase en el calendario de la asignatura de Aula Virtual:

Debes crear los eventos en el calendario de Aula Virtual con la fecha y la hora en la que tendrán lugar las distintas sesiones de videoconferencia. Recuerda que deben ser tipo Curso.

Paso 3. Programar/realizar la sesión de videoconferencia:

Para iniciar la sesión de videoconferencia, debes acceder al Equipo de Teams, mediante el botón Equipo de Teams en Aula Virtual o accediendo al canal General del equipo de la asignatura desde la aplicación Teams.

Tras acceder, tienes dos opciones para realizar la sesión, convocar a los estudiantes el mismo día y hora de la sesión, o dejar programadas las sesiones con anterioridad:

Convocar a los estudiantes a la sesión de videoconferencia el día y hora de la sesión:

Accede al Equipo de Teams y en la parte superior derecha debes pulsar en la opción “Reunirse”.

A continuación, indica el nombre de la sesión (por ejemplo, Videoclase 18:00 06/06/2023), activa el audio y el vídeo, y pulsa en Unirse ahora.

De este modo convocarás a todos los asistentes en ese preciso momento.

En el chat del canal, a los estudiantes les aparecerá la sesión de videoconferencia para poder unirse:

Programar la sesión con anterioridad

Accede al Equipo de Teams y en la parte superior derecha se encuentra un desplegable al lado del botón Reunirse, se debe pulsar en la opción Programar una reunión.

De este modo puedes programar la sesión en otra fecha distinta, convocando a todos los miembros del Equipo de Teams:

Asegúrate de que aparece el Equipo de Teams de la asignatura para la que quieres hacer la sesión de videoclase en la configuración de la programación de la reunión, como se aprecia en la animación anterior.

Una vez programada, a los estudiantes les llegará la notificación a su cuenta de correo institucional. Además, en el chat del canal les aparecerá la reunión programada:

Paso 4. Descargar la grabación

Las grabaciones realizadas desde los Equipos de Teams de las asignaturas se almacenan en Microsoft Stream y debes ponerlas a disposición de los estudiantes en Aula Virtual a través del repositorio TV URJC.

• Descargar el vídeo de Stream: accede al canal General del Equipo de Teams, pulsa en el icono “…” de la grabación, y en la opción Abrir.
• A continuación, pulsa en Descargar desde el icono “…” en la parte superior del vídeo para guardar la grabación en el ordenador y poder subirla posteriormente a Aula Virtual. No te confundas con la opción Descargar de la parte derecha que sirve para descargar la transcripción.

Paso 5. Publicar el vídeo en la asignatura

Tras descargar la grabación, el siguiente paso es publicar el vídeo en la asignatura y para ello debes utilizar la herramienta del repositorio TV URJC, incorporada en Aula Virtual. En el siguiente enlace se encuentra la información sobre cómo Subir vídeos a Aula Virtual utilizando TV URJC.

Opciones de reunión

Dependiendo de los permisos que se configuren en la sesión, los usuarios que asisten a la misma pueden acceder con roles diferentes, y por tanto tener unos permisos específicos:

• Organizador, es la persona que crea la sesión y tiene todos los permisos. Puede compartir pantalla/escritorio, quitar y adjudicar más permisos a cualquier asistente, bloquear el audio y vídeo de estos, entre otros. Además, puede cambiar las opciones de reunión a diferencia del moderador.

• Moderador, dispone de permisos para poder compartir presentaciones, quitar y adjudicar más permisos a cualquier asistente, bloquear el audio y vídeo de todos los asistentes menos del Organizador.

• Asistente, no tiene ningún permiso. Puede activar el audio y el vídeo si el organizador ha configurado la sala para ello.

Cuando configuras la sesión de videoconferencia automáticamente se asigna los permisos de Moderador a todos los usuarios que accedan a la misma, por tanto, si quieres que los estudiantes tengan el rol de Asistente debes modificar las opciones de reunión.

Modificar las opciones de reunión desde dentro de la sala de videoconferencia:

Para modificar las opciones de la reunión debes seguir los siguientes pasos:

• Dentro de la sesión debes pulsar en la parte superior en la opción Más, Configuración y seleccionar el enlace Opciones de reunión.

• Una vez mostradas las opciones de configuración de la sesión, debes seleccionar en el desplegable la opción Solo yo y los coorganizadores en el apartado ¿Quién puede presentar? Recuerda pulsar sobre Guardar para que se apliquen los cambios.

De este modo automáticamente los usuarios de la sesión pasan a ser asistentes.

Modificar las opciones de reunión de una sesión programada:

Para modificar las opciones de la reunión se deben seguir los siguientes pasos:

• Una vez programada la sesión se reflejará en el calendario del equipo de Teams, desde ahí puedes editar la misma pulsando encima de la convocatoria, aparece una ventana emergente con los datos de la reunión y el botón para poder editar esta.

• Una vez accedido a la edición, aparecen los datos de la reunión y en el desplegable “…” de la parte superior, verás Opciones de reunión.

• Pulsa Opciones de reunión y se abrirá una pestaña nueva del navegador. Debes seleccionar en el desplegable la opción Solo yo y los coorganizadores en el apartado ¿Quién puede presentar?. Recuerda pulsar sobre Guardar para que se apliquen los cambios.

De este modo automáticamente los usuarios que accedan a la sesión tendrán el rol de Asistente.

Dar permisos de moderador:

A veces es necesario que algún estudiante o invitado tenga permisos de moderador para poder compartir la pantalla o la presentación, y al acceder como asistente no dispone de dichos permisos. Teams permite la posibilidad de convertir en Moderador a cualquier asistente de la sesión. Para ello, en el apartado Gente se puede visualizar a todos los usuarios de la sesión y los roles específicos que disponen.

Para dar permisos de moderador debes buscar al asistente y a su derecha se encuentra el botón “…”, al pinchar sobre el mismo, se habilitan las acciones que se pueden llevar a cabo sobre dicho usuario. Debe seleccionar la opción Convertir en moderador.

Sin Equipo de Teams

Es importante que utilices el Equipo de Teams de la asignatura para comunicarte con tus estudiantes. No obstante, Aula Virtual permite crear sesiones de videoconferencia sin necesidad de disponer de un Equipo de Asignatura. A continuación te contamos cómo crear una sesión de videoconferencia desde el editor de texto de Aula Virtual.

Pasos para crear una sesión de videoconferencia con Teams en tu asignatura

Crea un evento en el calendario para tus estudiantes: este evento lo verán los estudiantes en el Calendario y en el bloque de eventos próximos y tendrá el link de acceso a la sesión de videoconferencia.

Accede a la asignatura y pulsa sobre el mes en el bloque Calendario en el panel derecho para acceder a la página del Calendario de la asignatura.

Pulsa sobre el día en el que quieres crear el evento de la videoclase. En la pantalla de configuración del evento incluye el nombre, el día y la hora de la videoclase. Asegúrate que el tipo de evento sea Curso para que lo puedan ver todos los usuarios de la asignatura.

Además, pulsa en el enlace Mostrar más … y, dentro del apartado Descripción, selecciona el icono de Teams.

Añade la sesión de Teams: al pulsar en el icono de Teams aparecerá una nueva ventana para crear la sesión de videoconferencia.

Pulsa el botón de Iniciar Sesión para acceder a tu cuenta de Microsoft Teams con el correo electrónico de tu usuario URJC (xxxx@urjc.es) e introduce la contraseña.

Crea el evento de la sesión de Teams: Este evento no aparecerá en tu calendario de Teams y solo podrás acceder a ella con el enlace que se generará.

Pulsa en el botón Vínculo Crear reunión, podrás generar el evento con el nombre y el horario de dicha reunión.

Recuerda que es importante que generes el evento con los mismos datos y horarios que indicaste en el evento del calendario de Aula Virtual. Se recomienda que, una vez creada, configures las opciones de la reunión. Para eso pulsa en el botón Opciones de la reunión.

Se abrirá una nueva pestaña en el navegador y puedes configurar todas las opciones correspondientes a la sesión de Teams:

Opciones de Teams

Pulsa en Guardar para que se graben los cambios en las opciones de la sesión de Teams. Vuelve a la pestaña del navegador de Aula Virtual donde estás creando el evento y pulsa en Añadir enlace.

Comprobarás que el enlace a la sesión se ha insertado en la caja del editor de texto en el apartado Descripción.

Pulsa en Guardar y verás el evento en el Calendario de la asignatura.

Tus estudiantes verán el evento también en el bloque de Próximos eventos.

Generar un acceso directo desde la asignatura

Para generar un enlace a la sesión de videoconferencia, podrás utilizar el recurso URL o el de etiqueta, para que tus estudiantes tengan el acceso disponible.

En primer lugar, deberás copiar el enlace del calendario. Para ello, selecciona el vínculo y cópialo.

Crea el recurso URL:

• Pega el enlace que tienes copiado en el apartado URL externa.
• Completa la configuración indicando el nombre de la URL. Te recomendamos que, en este caso, incluyas en el nombre la fecha de la sesión.
• Una vez creada, el estudiante podrá acceder a la sesión de videoconferencia accediendo también desde el recurso URL.