Herramientas de comunicación

Introducción

Las herramientas de comunicación, en titulaciones semipresenciales y a distancia, son un elemento fundamental para el proceso de aprendizaje. Por ello, es importante que conozcas los distintos mecanismos de comunicación de los que dispones, para poder mantener una interacción adecuada con tus estudiantes y lograr así que el aprendizaje sea efectivo.

Las herramientas de comunicación más importantes, y que se van a tratar de forma extensa en este documento, son:

Foro. El foro es una herramienta de comunicación asíncrona que proporciona un espacio de debate colaborativo y de intercambio de información. Además, le permite al estudiante un mayor grado de análisis y reflexión sobre las aportaciones realizadas por otros compañeros y sobre la suya propia.

Correo. Se trata de una herramienta de comunicación asíncrona que permite que los estudiantes puedan ponerse en contacto contigo y con sus compañeros sin necesidad de conocer su dirección de correo.

Videoconferencia. Es una herramienta de comunicación que te permite impartir clases de forma grupal o individual (para resolución de dudas, por ejemplo), desde cualquier lugar. Permite generar una experiencia de contacto real convirtiendo la sala de videoconferencia en una clase interactiva.

Para favorecer el uso del foro y de la videoconferencia, se ha creado un espacio en Aula Virtual, situado en un lugar prioritario de esta, dedicado a favorecer el contacto entre los usuarios de la asignatura, denominado Barra de comunicación.

Barra de comunicación

Con el objeto de facilitar la comunicación entre docentes y estudiantes, todas las asignaturas disponen de un espacio general de comunicación, llamado barra de comunicación y que encontrarás en la zona superior de la parte central en la página de la asignatura.

Por defecto en la plantilla, aparecerá en la barra de comunicación: Novedades, Equipo de Teams y Foro general.

Barra de comunicación

Saber más sobre las diferencias entre el Foro de novedades y el Foro general

Además, el docente puede crear tantos foros como sean necesarios dentro de la asignatura: foro de dudas, de debate para evaluar una actividad, trabajos en grupo, etc.

Foro

El Foro es una herramienta de comunicación asíncrona que permite la comunicación entre los participantes de una asignatura. Puede utilizarse para actividades de debate y discusión. Cada intervención se registra en el sistema con el nombre del autor y la fecha y la hora de publicación.

Características y tipos de foros

Aula Virtual permite crear distintos tipos de foros con las siguientes características:

Características y tipos de foro

¿Cómo se crea y configura un foro?

En este aparatado vamos a ver como añadir un foro a la asignatura y sus opciones de configuración. Recuerda que las opciones de configuración son genéricas para todos los tipos de foros vistos en la tabla anterior.

Opciones de configuración de un Foro

Para crear un foro debes activar la edición en la esquina superior derecha de la pantalla cuando estés en la página principal de la asignatura y seleccionar la pestaña que quieres que contenga la actividad. Pulsa en Foro en el enlace Agregar una actividad o un recurso que se encuentra en la parte inferior de la página. Tras seleccionarlo entrarás en la pantalla de Configuración del foro. Si ya está creado el foro en el curso, debes acceder a él y pulsar sobre Configuración en el menú superior en la cabecera. Aparecerán las siguientes opciones:

General

Se pueden crear cinco tipos de foros con distintas opciones y usos didácticos:

Tipos de foro

Disponibilidad

Adjuntos y recuento de palabras

Los estudiantes pueden adjuntar archivos cuando envían un mensaje en un foro.

Adjunto y recuento de palabras

Suscripción y seguimiento

Bloqueo de debate

Puedes bloquear un hilo del foro por inactividad, de tal manera que los estudiantes no puedan seguir aportando a él. En este apartado configuras el tiempo a contar desde el último mensaje hasta que se bloquee. Sin embargo, una vez bloqueado, como docente puedes desbloquearlo haciendo una aportación y se reinicia el tiempo para que vuelva a bloquearse.

Umbral de mensajes para bloqueo

Se utiliza para que los estudiantes no puedan enviar más mensajes de los especificados, en un tiempo dado. Las opciones que se pueden configurar son las siguientes:

Período de tiempo para bloqueo: puedes impedir que los estudiantes puedan publicar más aportaciones que las especificadas dentro de un período de tiempo. El período puede fijarse de 1 a 7 días.

Umbral de mensajes para bloqueo: si indicas un período para el bloqueo de mensajes, esta opción se activa para especificar el número máximo de aportaciones que un usuario puede publicar en el período de tiempo especificado.

Umbral de mensajes para advertencia: si indicas un período para el bloqueo de mensajes, esta opción se activa para avisar a los estudiantes de que se acercan al número máximo de aportaciones permitidas en el período de tiempo determinado.

Detector de plagio Turnitin

Turnitin es la herramienta antiplagio que la URJC pone a disposición de los docentes en Aula Virtual. Se puede activar para que la herramienta muestre un informe con el porcentaje de similitud de las aportaciones de los estudiantes al foro respecto a la base de datos de Turnitin.

Puedes Excluir de los Informes de Similitud tanto el texto que corresponde a la Bibliografía como a las Citas.

Si activas Añadir trabajos a la Base de Datos Institucional, las aportaciones que hagan los estudiantes pasarán a formar parte de la Base de Datos Institucional para que, en posteriores informes, Turnitin compruebe el grado de similitud con esas aportaciones.

Si quieres que los estudiantes tengan acceso a su propio informe de Turnitin puedes activar la opción Mostrar Informes de Similitud a los estudiantes.

Evaluación del foro completo

En la configuración del foro existen dos secciones que hacen que el foro sea calificable, Evaluación del foro completo y Calificaciones. Se pueden configurar las dos o sólo una de ellas dependiendo de si se quiere evaluar de forma global todas las aportaciones o si se quiere evaluar cada aportación por separado y que Aula Virtual calcule la calificación final. Cada una de ellas creará un ítem de evaluación en el Calificador de forma que si tienes los dos configurados habrá dos ítems y el estudiante recibirá dos calificaciones distintas del foro. En la sección que nos ocupa, Evaluación del foro completo, configuramos la calificación del foro para evaluar globalmente las aportaciones de cada estudiante en una única calificación.

Calificación: con este desplegable eliges si quieres que el foro sea calificable o no. Por omisión está seleccionada la opción Ninguna y para hacer que sea calificable debes escoger entre Escala que a su vez nos aparecerá otro desplegable para elegir el tipo y Puntuación con la que te aparecerá un cuadro donde debemos introducir la Calificación máxima. Puedes definir un tipo de escala personalizado accediendo a Escalas en el menú desplegable de Calificaciones.

Método de calificación: En este caso tienes tres opciones disponibles.
- Calificación simple directa: que es la calificación tradicional mediante una puntuación numérica o escala.
- Guía de evaluación: que es un método de calificación avanzado basado en criterios y emisión de comentarios.
- Rúbrica: que es un método de calificación avanzado basado en la evaluación de criterios.

Categoría de calificaciones: Al definir el foro como calificable, se creará un ítem en el Calificador. Si tienes creada alguna categoría en el Calificador, puedes elegir cual contendrá tal ítem.

Calificación para aprobar: Estableces la calificación que tiene que obtener el estudiante para considerar la tarea como aprobada. Esta opción es necesaria para otro tipo de configuraciones como la finalización de la actividad.

Puedes elegir la configuración predeterminada para «Notificar a los estudiantes» cuando accedes a Calificar en el foro.

Calificaciones

Tal como se ha indicado en la descripción de la sección anterior, en esta sección Calificaciones también puedes configurar el foro para que sea calificable.

Tipo de consolidación: En este caso se calificaría cada aportación individualmente y puedes escoger el Tipo de consolidación que define cómo se combinan las puntuaciones para formar la nota final en el Calificador. Los tipos de consolidación son los siguientes:
- Promedio de valoraciones: la media de todas las valoraciones.
- Número de valoraciones: el número de elementos calificados se convierte en la nota final. Ten en cuenta que el total no puede exceder la nota máxima de la actividad.
- Calificación máxima: la calificación más alta se convierte en la nota final.
- Calificación mínima: la calificación más baja se convierte en la nota final.
- Suma de valoraciones: todas las calificaciones se suman. Ten en cuenta que el total no puede exceder la nota máxima de la actividad.

Escala: puedes elegir calificar mediante una nota numérica o utilizando una escala de calificación. Así como establecer la calificación máxima de la activad. También es posible limitar las calificaciones a las publicaciones realizadas en un rango de fechas definido.

Limitar las valoraciones a los elementos con fechas en este rango: si activas estas fechas solo se valorarán las aportaciones que han hecho los estudiantes entre ellas.

Categoría de calificaciones: eliges en que categoría del Calificador quieres que se cree el ítem de calificación de esta actividad.

Calificación para aprobar: Estableces la calificación que tiene que obtener el estudiante para considerar la tarea como aprobada. Esta opción es necesaria para otro tipo de configuraciones como la finalización de la actividad.

Ajustes comunes del módulo

En esta sección puedes cambiar para esta actividad algunos ajustes generales.

Disponibilidad: Puedes mantener oculta o mostrar la actividad a los estudiantes. Si la ocultas los estudiantes no verán la actividad en la asignatura.

Número ID: Defines un identificador de esta actividad que puedes utilizar en el cálculo de calificaciones en el Calificador de la asignatura.

Forzar idioma: Eliges el idioma en el que quieres que se muestre esta actividad. Se recomienda dejar la configuración por defecto y no forzar el idioma.

Modo de grupo: Si quieres que esta actividad tenga un comportamiento por grupos debes elegir Grupos separados o Grupos visibles.
- Grupos separados: las aportaciones de estudiantes pertenecientes a un grupo no las visualiza el resto de los grupos. Si esta configuración la activas después de que haya aportaciones en el foro, todos los estudiantes verán tales aportaciones, aunque no podrán responder.
- Grupos visibles: las aportaciones al foro de los estudiantes pertenecientes a un grupo las visualizarán el resto de los grupos, pero no podrán responder a dichas aportaciones.

Agrupamiento: si tienes configurados agrupamientos en la asignatura, puedes asignarle uno de ellos a esta actividad.

Restricciones de acceso

Esta opción te permite establecer ciertas condiciones o restricciones de acceso para que la actividad solo esté disponible para los estudiantes que las cumplan. Dichas condiciones son:

Finalización de la actividad. Permite condicionar el acceso al Foro en función de si el estudiante ha realizado (o no) previamente una actividad o ha visto (o no) un determinado recurso.

Fecha. Permite condicionar el acceso al Foro hasta (o desde) una fecha y hora determinadas.

Calificación. Permite condicionar el acceso al Foro en función de la calificación obtenida en alguna de las actividades de la asignatura.

Grupo. Permite condicionar el acceso al Foro según la pertenencia del estudiante a un grupo determinado.

Agrupamiento. Permite condicionar el acceso al Foro según la pertenencia del estudiante a uno de los grupos asociados a un agrupamiento.

Perfil de usuario. Permite condicionar el acceso al Foro en función de si se cumplen los criterios establecidos en función de los campos del perfil del estudiante: nombre, apellidos, dirección de correo, etc.

Conjunto de restricciones. Permite añadir varias restricciones con operadores lógicos anidados.

Finalización de actividad

Si activas esta opción, se rastrea el grado de finalización de la actividad, bien manual, bien automáticamente basándose en determinadas condiciones.

No indicar finalización de la actividad: Permanecerá desactivado el rastreo de finalización.

Los estudiantes pueden marcar manualmente la actividad como completada: A los estudiantes le aparece una marca al lado de la actividad en Aula Virtual y en la parte superior al entrar en ella que pueden pulsar para marcarla como realizada. Puedes habilitar la fecha Se espera finalizar en para que aparezca un evento en el Calendario de la asignatura que avise a los estudiantes de la fecha que se espera que finalice la actividad. Sin embargo, es informativa y los estudiantes podrán seguir aportando al foro después de tal fecha.

Mostrar la actividad como completada cuando se cumplan las condiciones: con esta opción se marca la finalización de la actividad de forma automática cuando el estudiante cumple las condiciones que configuras a continuación:
- El estudiante debe ver esta actividad para finalizarla: si activas esta condición, el estudiante debe entrar al foro para completar la actividad.
- Requerir calificación: si en el desplegable eliges Puntuación o Foro completo la actividad finalizará cuando dotes de una puntuación a los estudiantes en el foro. Al elegir una de estas dos opciones, tendrás disponible para activar la opción El estudiante debe obtener una calificación de aprobado para completar esta actividad, donde será requisito alcanzar la nota aprobatoria mínima que has establecido en estos mismos ajustes del foro anteriormente.
- Requerir mensajes: Lo activas para requerir un número mínimo de aportaciones al foro para la finalización de la actividad.
- Requiere debates: Lo activas para requerir que el estudiante abra un número mínimo de hilos nuevos para la finalización de la actividad
- Requiere respuestas: Lo activas para requerir que el estudiante conteste a un número mínimo de aportaciones en el foro para la finalización de la actividad.

Puedes habilitar la fecha Se espera finalizar en para que aparezca un evento en el Calendario de la asignatura que avise a los estudiantes de la fecha que se espera que finalice la actividad. Sin embargo, es informativa y los estudiantes podrán seguir aportando al foro después de tal fecha.

Competencias

Si evalúas por competencias, en esta sección puedes asociar una o varias competencias a esta actividad. Puedes hacer la búsqueda de competencias en el desplegable y seleccionar la o las que consideres.

En la configuración Al finalizar la actividad indicas que acción realiza Aula Virtual cuando el estudiante finalice la actividad (requiere activar Finalización de actividad):

No hacer nada: puedes tener asignadas las competencias del curso a la actividad, pero no habría ninguna acción al finalizar la actividad el estudiante.

Adjuntar evidencia: Una vez el estudiante haya finalizado la actividad se mostrará como evidencia en la parte inferior de la competencia en cuestión en el plan de aprendizaje del estudiante.

Enviar para revisión: La actividad se pondrá automáticamente a la espera de revisión en la competencia en cuestión en el plan de aprendizaje del estudiante.

Notificar al estudiante de los cambios

La opción Notificar al estudiante de los cambios te permite enviar notificaciones automáticas a los estudiantes cuando se realizan cambios en las actividades o recursos de la asignatura.

Cuando activas esta opción, los estudiantes que en sus preferencias de notificación tengan configurado el correo electrónico, reciben un mensaje en la cuenta de correo que tengan configurada en su perfil de usuario, que les informa sobre los cambios realizados en la actividad o recurso que se está modificando.

Página del foro

Una vez que has creado un foro y lo has configurado, ya estaría disponible en Aula Virtual para que tanto los docentes como los estudiantes puedan hacer uso de él.

A continuación se explican todos los ítems que encuentras cuando accedes a la página del foro.

Menú superior del foro

Cuando entras en el foro, el menú superior cambia para mostrar distintas opciones relativas a este.

Menú del foro

Foro

En este apartado encontramos la página del foro en la que visualizamos la lista de debates que se han creado y desde donde podrás participar en el foro.

Configuración

Entras en la página de configuración del foro. Desde esta página, si lo necesitas, puedes cambiar las opciones de configuración establecidas al crear el foro.

Calificación avanzada

Como se ha visto en la configuración del foro, este se puede configurar para que sea evaluable. En esta pantalla puedes cambiar el método de calificación, igual que puedes hacerlo en el apartado Evaluación del foro completo de la pantalla de Configuración. Sin embargo, en esta pantalla es donde defines los formularios para los métodos Guía de evaluación y Rúbrica. Mientras estos no sean definidos, el método que se emplea es el de Calificación simple directa.

Suscripciones

Al acceder a esta pantalla puedes ver una lista de los usuarios suscritos al foro.

Al igual que en la pantalla de Configuración del foro, puedes cambiar la Modalidad de suscripción.

Para administrar los usuarios suscritos, en el desplegable en la parte superior izquierda de esta pantalla elige Administrar suscriptores.

Tendrás un cuadro a la izquierda con los usuarios suscritos y otro a la derecha con los no suscritos. Seleccionando un usuario y utilizando los botones del centro Añadir y Quitar puedes suscribir o anular la suscripción de todos los usuarios.

Puedes ver más información sobre las suscripciones al foro en el apartado Suscripción a los foros.

Informes

En esta página verás un informe sobre el foro en el que estás, pudiendo cambiar de foro en el desplegable Foro seleccionado de la parte superior.

Este informe muestra una lista de todos los usuarios matriculados en la asignatura con información de su participación en el foro, dividida en columnas.

Informes

Más

El siguiente apartado Más es un desplegable que contiene los siguientes subapartados:

Más

En la pantalla de exportación, tienes una serie de criterios que puedes complementar para concretar la información exportada:

Exportar

Debates del foro

Además del menú superior, en la Página del foro se encuentra la lista de debates junto con varias opciones que se explican a continuación.

Debates del foro

Añadir un nuevo tema de debate

Para añadir un nuevo tema de debate al foro debes pulsar el botón Añadir nuevo tema de debate. Al hacerlo verás que se despliega debajo la caja de texto para introducir el título del debate (Asunto) y una caja de edición de texto para introducir el cuerpo del mensaje. Estos son requeridos para poder crear el debate. Debajo de ellos tienes el botón Enviar al foro para crearlo y Cancelar si decides no crearlo.

Esta es una forma rápida y fácil de hacer una aportación al foro, sin embargo, puedes acceder a un modo avanzado de creación de debate pulsando en el botón Avanzada que te permite controlar distintos aspectos sobre el nuevo debate.

Nuevo tema de debate

Los mensajes publicados en el foro tienen un tiempo de 15 minutos para poder ser editados. Como se ha apuntado antes, las notificaciones a los usuarios suscritos no se envían hasta pasado este tiempo. En el caso de los estudiantes, fuera de esos 15 minutos no podrán ni borrar ni editar el mensaje. Para los usuarios con rol de profesor no podrán editar sus mensajes, pero sí tienen la posibilidad de borrar cualquier mensaje del foro, los propios y los de los demás usuarios.

Responder a los mensajes

Una vez que has creado un debate, los usuarios tienen acceso a leerlo y a responder cualquiera de los mensajes enviados a este.

A continuación se explican las opciones que tienes disponibles al acceder a la página de un debate.

Responder a los mensajes

En la parte superior de la página aparece el nombre de la asignatura en el que puedes pulsar para volver a la página principal de la asignatura, la miga de pan, el nombre del foro y el del debate donde nos encontramos.

Debajo del nombre del debate encuentras dos enlaces, uno con una flecha apuntando a la izquierda y otro con una flecha apuntando a la derecha. Sirven para ir al debate anterior y al posterior según el orden en la página del foro. También aparecen en la parte inferior de la página.

Lo siguiente que te encuentras es un desplegable en el que cambias la forma en la que visualizas las respuestas en el debate:

Ordenar desde el más antiguo. Con esta vista el mensaje que inicia el debate permanece en primer lugar y le siguen el resto de mensajes ordenados del más antiguo al más nuevo sin jerarquizar por respuestas.

Ordenar desde el más reciente. Con esta vista el mensaje que inicia el debate permanece en primer lugar y le siguen el resto de mensajes ordenados del más reciente al más antiguo sin jerarquizar por respuestas.

Mostrar respuestas por rama. Visualizas una respuesta del debate y aparecen debajo los enlaces a las respuestas que ha tenido.

Mostrar respuestas anidadas. Esta es la vista que viene por defecto. Las respuestas se ordenan de más antiguas a más nuevas, pero de forma jerárquica. Cada mensaje tendrá sus respuestas debajo con una tabulación a la derecha.

A la derecha encuentras el desplegable Mover este debate a… que te sirve para mover el debate a otro foro de la asignatura.

Selecciona el foro al que quieres mover el debate y pulsa en Mover.

En el botón desplegable Configuraciones tienes las mismas opciones que se vio en el Menú editar de los debates en la página del foro.

Las siguientes opciones las encontramos en los mensajes del debate.

Opciones en los mensajes de debate

Suscripción a los foros

La suscripción a un foro permite que los usuarios que estén suscritos reciban por correo electrónico una copia de los mensajes que se envían en el mismo.

Generalmente, cada persona puede decidir si desea o no suscribirse a cada uno de los foros, siempre que el profesor lo permita mediante la modalidad de suscripción establecida en la configuración del foro. Si el profesor fuerza la suscripción a un foro concreto, esta posibilidad de elección queda anulada y todos recibirán copias por correo de los mensajes de ese foro.

Existen varias formas de configurar la suscripción a los foros y todas están relacionadas.

El profesor debe configurar la modalidad de suscripción cuando crea el foro.
Cada usuario (profesor y estudiante) configura sus preferencias en el apartado Configuración del foro en Preferencias dentro del Menú de usuario. Siempre que la modalidad de suscripción del foro no sea forzosa.
Cada usuario configura la suscripción a un debate individual. Siempre que la modalidad de suscripción del foro no sea forzosa.

A continuación, se puede ver cómo configurar las distintas opciones de suscripción indicadas anteriormente.

Modalidades de suscripción

Cuando creas un foro dispones de las siguientes modalidades de suscripción:

Modalidades de suscripción

Entre la opción de suscripción opcional y automática, se recomienda utilizar la opción de suscripción automática para que los estudiantes, por defecto, reciban copias de los mensajes en su cuenta de correo pero que puedan darse de baja cuando lo deseen.

Preferencias generales de suscripción y rastreo del foro

Los usuarios pueden configurar sus preferencias a través de la opción Configuración del foro desde el Menú de usuario. Para ello, accede al apartado Preferencias del Menú de usuario. Pulsa en el enlace Configuración del foro disponible en el apartado Cuenta de usuario.

En la siguiente animación están explicadas las distintas opciones de configuración y rastreo del foro, que se aplicarán de forma genérica en todos los foros de todas las asignaturas.

Opciones de rastreo y configuración del foro

Suscripción a un debate concreto

Un usuario, si la configuración del foro lo permite, puede no estar suscrito a un foro o anular la suscripción y elegir un debate al que quiere estar suscrito dentro de ese foro. De esta forma solo recibiría notificación de uno o varios debates concretos y no del foro entero.

Para eliminar la suscripción o para suscribirte a un debate, tienes que pulsar en el botón deslizante de ese debate, que aparece en la columna Suscribir en la lista de debates cuando accedes al foro. Será de color verde si estás suscrito al debate y en gris si no lo estás.

Configuraciones de los debates

Cuando en un foro empieza a haber distintas aportaciones puede ser importante poder ordenar el contenido relevante. Para ello tienes la posibilidad de gestionar estos debates poniéndolos como favoritos, fijándolos o cerrando el debate. Si hay aportaciones nuevas, tienes la posibilidad de marcar el debate como leído sin entrar a verlo. Puedes realizar estas acciones accediendo al Menú editar situado en la parte derecha de la misma línea del debate.

Marcar como favorito este debate

Puedes marcar un debate como favorito de tal manera que lo tengas siempre al principio de la lista de debates. En la línea del debate aparecerá una estrella oscura indicando que se ha marcado como favorito. Puedes marcar y desmarcarlo como favorito igualmente pulsando sobre dicha estrella.

Esta acción solo es vista por el usuario que la realice, por lo tanto, los estudiantes no verán los debates marcados como favoritos por ti, al igual que no verás los marcados como favoritos por el resto de usuarios.

Fijar este debate

Esta opción te ayuda a destacar mensajes que quieres que no pasen desapercibidos o que los estudiantes siempre los tengan disponibles y a la vista.

Al marcar un debate como fijo aparecerá un icono con forma de chincheta a la izquierda de la fila del debate y este pasará a la primera posición dentro de la lista de debates por encima de los favoritos.

Esta acción es visible por todos los usuarios matriculados en la asignatura.

Bloquear este debate

Esta opción te permite bloquear un debate a nuevas aportaciones de los estudiantes. Seguirán pudiendo entrar a consultar los mensajes que hay en él pero no enviar nuevos. Como usuario profesor no tendrás esta restricción y, aunque bloquees un debate, seguirás pudiendo enviar nuevos mensajes en él.

Debajo del título del debate aparecerá el mensaje Bloqueado visible por todos los usuarios.

Foro por grupos

Los foros se pueden configurar para que los alumnos dispongan de foros grupales para realizar trabajos colaborativos. Así los foros en modo de grupo se comportan de la siguiente manera:

Foros por grupos

A continuación puedes comprobar qué ve el alumno con las distintas configuraciones de grupo:

Foro sin grupos

Foro grupos visibles

Foro grupos separados

Correo

La herramienta de correo de Aula Virtual te permite enviar, recibir y responder mensajes de cualquier estudiante matriculado en tu asignatura. De este modo, puedes comunicarte con tus estudiantes y colegas de la asignatura pulsando sobre el icono con forma de sobre que tienes disponible en la parte superior derecha de la pantalla. A continuación, se describe y detallan los elementos de esta herramienta y cómo funcionan.

La herramienta de correo disponible en Aula virtual funciona de forma similar a cualquier gestor de correo, proporcionando una manera fácil y cómoda de poner en contacto a todos los usuarios de una misma asignatura. Se puede encontrar en la parte superior derecha de la pantalla y podrás distinguirlo por el icono con forma de sobre.

Menú

Para acceder al menú de la herramienta de correo simplemente tendrás que pulsar en el icono de sobre, y aparecerá un desplegable con diferentes opciones. Todas ellas se explican a continuación:

Menú de correo

A continuación, se detalla el funcionamiento de los distintos apartados disponibles en el menú de la herramienta de correo.

Nuevo correo

Si quieres enviar un correo, elige la opción Nuevo Correo del menú desplegable anteriormente indicado.

Si te encuentras en la página principal, tras pulsar en esta opción, en la nueva pantalla debes seleccionar en el desplegable Asignatura la asignatura desde donde quieres enviar el mensaje, es decir, la asignatura en la cual se encuentra el destinatario de tu mensaje. Luego, pulsa Continuar.

Si te encuentras en la página principal de una asignatura cuando pulsas sobre Nuevo correo, la asignatura aparecerá seleccionada por defecto.

A continuación se muestra una nueva pantalla con los siguientes campos a cumplimentar:

Nuevo correo

Bandeja de entrada

Puedes acceder a la Bandeja de entrada desde el menú desplegable que se abre al pulsar el icono de sobre.

En la bandeja de entrada se agrupan todos los correos recibidos desde todas tus asignaturas. Cada mensaje es etiquetado con la asignatura de procedencia. Se muestran tanto correos ya leídos como correos no leídos, estos últimos en negrita.

Bandeja de entrada

Opciones de selección

Si activas la casilla de selección de mensaje, puedes trabajar con las opciones de Etiquetas y Borrar. Desde la opción Más, puedes marcar los mensajes como leídos / no leídos y destacados / no destacados.

Desde esta opción, también puedes seleccionar y filtrar los correos según los siguientes criterios: «Todos, Ninguno, Leer, Sin leer, Destacado y Sin destacar«. Todos los correos que cumplan el filtro seleccionado se muestran resaltados

Etiquetas

Esta opción te permite etiquetar y agrupar los correos. Al crear una etiqueta, se crea automáticamente por el sistema una categoría, la cual se muestra desde el Menú de la herramienta de correo.

Si quieres crear una etiqueta, selecciona el correo al que quieres aplicar la etiqueta y pulsa en el botón Etiquetas – Nueva Etiqueta. En la ventana emergente, asigna un nombre y un color para identificar la etiqueta.

Si quieres borrar una etiqueta en concreto previamente creada, accede a la categoría correspondiente desde el Menú de la herramienta de correo. Y en el apartado Más pulsa sobre Remover etiqueta.

También puedes editar el nombre y el color de esa misma etiqueta a través de la opción Editar etiqueta.

Como puedes observar, la etiqueta Dudas encabeza la pantalla. Esto te permite identificar en qué categoría te encuentras

Borrar

Si deseas eliminar un correo, selecciónalo y pulsa el botón superior Borrar.

Recién borrado el correo, aún tenemos la opción de revertir la acción de borrado si pulsas sobre Deshacer, sin necesidad de usar la papelera

Los correos borrados se trasladan a la categoría Papelera, desde donde puedes recuperar los mensajes eliminados o eliminarlos definitivamente.

Si marcas un correo trasladado a la Papelera, puedes realizar las acciones Restaurar el mensaje a la bandeja de entrada o Borrar el mensaje definitivamente. No es necesario marcar ningún mensaje para Vaciar la papelera por completo

Más

Esta opción te permite marcar los correos como destacado / no destacado y leído / no leído.

Búsqueda

La opción de Búsqueda te permite encontrar mensajes. Están disponibles dos tipos de búsquedas «por texto» y «Avanzada».

Búsqueda por texto: Si pulsas en el botón superior Búsqueda se abre una ventana emergente. En ella puedes introducir una cadena de texto y finalmente pulsar el botón Búsqueda. Se encontrarán todos los correos cuyos asuntos o cuerpos de mensaje contengan la cadena de texto introducida.

La herramienta no realiza búsquedas entorno a las etiquetas, solo busca textos. Si deseas visualizar los correos marcados con una etiqueta concreta, debes utilizar la categoría Etiquetas.

Búsqueda avanzada: Si despliegas la Búsqueda Avanzada de la ventana emergente anterior, puedes filtrar los correos que cumplan alguno o algunos de los criterios indicados: remitente, destinatario, mensajes sin leer, con archivos adjuntos y comunicado antes de una fecha.

Bandeja de correos de una asignatura concreta

La herramienta de correo también nos permite acceder de forma diferenciada a los mensajes de cada asignatura en concreto, de forma que todos los mensajes generados en el seno de una misma asignatura son presentados y agrupados en una categoría específica del Menú. Cada asignatura dispone de su propia bandeja de entrada en el Menú de la herramienta. Este tipo de categoría se representa con un icono con forma de birrete.

Si quieres acceder a los correos de una asignatura concreta, pulsa en el icono de sobre y, en el desplegable, elige la asignatura de la cual quieras ver los correos.

En esta categoría se encuentran todos los mensajes generados en la asignatura elegida: los borradores, los mensajes recibidos y los mensajes enviados relacionados con la asignatura concreta.

Como puedes observar, en la parte superior izquierda de la pantalla se muestra siempre el nombre de la asignatura elegida.

Destacado

En esta categoría se agrupan todos los correos marcados con icono de estrella de cualquiera de tus asignaturas. Puedes acceder a esta categoría desde el Menú de la herramienta de correo.

Si quieres marcar como destacado un correo, pulsa sobre el icono estrella junto al nombre del correo. Se desmarca si vuelves a pulsar sobre su estrella.

Borradores

Los borradores son correos que o bien no se han acabado de escribir por falta de tiempo, o bien aún se están perfilando. Puedes acceder a esta categoría desde el Menú de la herramienta de correo. Su icono representa un documento en papel con una esquina doblada.

Cuando un correo de esta categoría aparece también en otra, por ejemplo en Destacado, viene identificado con la palabra «Borrador».

Enviado

En esta categoría se muestran los mensajes que has enviado desde cualquiera de tus asignaturas. Puedes acceder a esta categoría desde el Menú que aparece al pulsar en el icono con forma de sobre. Su icono representa un avión de papel.

Papelera

En esta categoría se encuentran agrupados todos los mensajes eliminados. Puedes acceder a esta categoría desde el desplegable que aparece al pulsar en el icono de sobre. Esta categoría se representa con un icono con forma de papelera.

Dentro de la categoría se presentan tres botones, con diferentes funciones. Los botones que aparecen con caracteres de color más apagado no están disponibles. Si quieres que lo estén, debes seleccionar antes un mensaje. Para seleccionar un mensaje pulsa en la casilla que aparece a la izquierda del nombre del remitente. El correo seleccionado se verá resaltado y todos los botones estarán disponibles, como se indica a continuación.

Opciones de la papelera

Enviar correo a más de 100 destinatarios

Como se ha indicado anteriormente, desde la opción Nuevo correo, no te permite enviar un correo a más de 100 usuarios a la vez. No obstante, si quieres enviar un mismo correo a todos los estudiantes y docentes de tu asignatura y su número supera 100, puedes hacerlo siguiendo estos sencillos pasos:

Sitúate en la página principal de una de tus asignaturas.
Una vez en su página principal de la asignatura, pulsa en el botón Docentes y estudiantes, situado en el menú superior.
Pulsa en la casilla de selección superior para seleccionar a todos los usuarios de la asignatura y elige una de las opciones del desplegable Enviar un mensaje a los usuarios seleccionados situado en la parte inferior: Para, CC o CCO.
Añade el asunto, redacta el mensaje y, si corresponde, adjunta los archivos necesarios. Puedes eliminar destinatarios pulsando en el aspa junto a su nombre. Por último, pulsa en el botón inferior rojo Enviar.

Enviar correo a más de 100 destinatarios

Este mensaje enviado aparecerá en la herramienta de correo, dentro de la categoría llamada Enviado.

Aunque el envío masivo de correo puede ser útil en alguna situación muy concreta, se recomienda de forma general para comunicaciones masivas donde no se espere respuesta de los estudiantes, utilizar en su lugar el Foro de Novedades. En este caso, el mensaje queda publicado dentro del tablón de Novedades y además los destinatarios reciben una copia en su correo electrónico.

Tal como se ha visto en este documento, la herramienta de Correo junto con el recurso Foro, son las dos herramientas de comunicación asíncrona que pone Aula Virtual a disposición de los usuarios, y permite que los estos puedan ponerse en contacto contigo y con el resto de usuarios de una forma privada sin necesidad de conocer su dirección de correo

Videoconferencia

Todas las asignaturas de docencia reglada disponen de un equipo de asignatura de Teams para facilitar la comunicación entre docentes y estudiantes, por ejemplo, para tutorías en el caso de titulaciones presenciales. En particular, las videoclases son un instrumento fundamental de la docencia en modalidades semipresenciales o a distancia, facilitando el contacto directo entre el docente y los estudiantes y entre estos como grupo.

Microsoft Teams es la herramienta que la URJC pone a disposición de los docentes para que realicen sus videoclases o videotutorías síncronas.

De este modo, en Aula Virtual tienes disponible la herramienta de Teams para la creación de sesiones de videoconferencia síncronas con tus estudiantes a través de la asignatura de Aula Virtual. Puedes utilizarla de dos maneras distintas:

Uso de Equipo de Teams
Sin Equipo de Teams

Uso de Equipo de Teams

Cada asignatura reglada dispone de un Equipo de Teams. De forma automática, para facilitar el acceso a este equipo, se ha creado en Aula Virtual en la parte superior junto al Foro de Novedades de esa asignatura un enlace al canal General de dicho equipo

Pasos para la realización de videoclases con Teams

Paso 1. Informar a los estudiantes de cómo se van a realizar las videoclases

Accediendo al Equipo de Teams de la asignatura mediante el botón Equipo de Teams situado en la barra de comunicación o accediendo al Equipo de Teams directamente en la aplicación de Teams.

Paso 2. Crear los eventos de videoclase en el calendario de la asignatura de Aula Virtual:

Debes crear los eventos en el calendario de Aula Virtual con la fecha y la hora en la que tendrán lugar las distintas sesiones de videoconferencia. Recuerda que deben ser tipo Curso.

Paso 3. Programar/realizar la sesión de videoconferencia:

Para iniciar la sesión de videoconferencia, debes acceder al Equipo de Teams, mediante el botón Equipo de Teams en Aula Virtual o accediendo al canal General del equipo de la asignatura desde la aplicación Teams.

Tras acceder, tienes dos opciones para realizar la sesión, convocar a los estudiantes el mismo día y hora de la sesión, o dejar programadas las sesiones con anterioridad:

Convocar a los estudiantes a la sesión de videoconferencia el día y hora de la sesión:

Accede al Equipo de Teams y en la parte superior derecha debes pulsar en la opción «Reunirse».

A continuación, indica el nombre de la sesión (por ejemplo, Videoclase 18:00 06/06/2023), activa el audio y el vídeo, y pulsa en Unirse ahora.

De este modo convocarás a todos los asistentes en ese preciso momento.

En el chat del canal, a los estudiantes les aparecerá la sesión de videoconferencia para poder unirse:

Programar la sesión con anterioridad

Accede al Equipo de Teams y en la parte superior derecha se encuentra un desplegable al lado del botón Reunirse, se debe pulsar en la opción Programar una reunión.

De este modo puedes programar la sesión en otra fecha distinta, convocando a todos los miembros del Equipo de Teams:

Asegúrate de que aparece el Equipo de Teams de la asignatura para la que quieres hacer la sesión de videoclase en la configuración de la programación de la reunión, como se aprecia en la animación anterior.

Una vez programada, a los estudiantes les llegará la notificación a su cuenta de correo institucional. Además, en el chat del canal les aparecerá la reunión programada:

Paso 4. Descargar la grabación

Las grabaciones realizadas desde los Equipos de Teams de las asignaturas se almacenan en Microsoft Stream y debes ponerlas a disposición de los estudiantes en Aula Virtual a través del repositorio TV URJC.

Descargar el vídeo de Stream: accede al canal General del Equipo de Teams, pulsa en el icono «…» de la grabación, y en la opción Abrir.
A continuación, pulsa en Descargar desde el icono “…” en la parte superior del vídeo para guardar la grabación en el ordenador y poder subirla posteriormente a Aula Virtual. No te confundas con la opción Descargar de la parte derecha que sirve para descargar la transcripción.

Paso 5. Publicar el vídeo en la asignatura

Tras descargar la grabación, el siguiente paso es publicar el vídeo en la asignatura y para ello debes utilizar la herramienta del repositorio TV URJC, incorporada en Aula Virtual. En el siguiente enlace se encuentra la información sobre cómo Subir vídeos a Aula Virtual utilizando TV URJC.

Opciones de reunión

Dependiendo de los permisos que se configuren en la sesión, los usuarios que asisten a la misma pueden acceder con roles diferentes, y por tanto tener unos permisos específicos:

Organizador, es la persona que crea la sesión y tiene todos los permisos. Puede compartir pantalla/escritorio, quitar y adjudicar más permisos a cualquier asistente, bloquear el audio y vídeo de estos, entre otros. Además, puede cambiar las opciones de reunión a diferencia del moderador.

Moderador, dispone de permisos para poder compartir presentaciones, quitar y adjudicar más permisos a cualquier asistente, bloquear el audio y vídeo de todos los asistentes menos del Organizador.

Asistente, no tiene ningún permiso. Puede activar el audio y el vídeo si el organizador ha configurado la sala para ello.

Cuando configuras la sesión de videoconferencia automáticamente se asigna los permisos de Moderador a todos los usuarios que accedan a la misma, por tanto, si quieres que los estudiantes tengan el rol de Asistente debes modificar las opciones de reunión.

Modificar las opciones de reunión desde dentro de la sala de videoconferencia:

Para modificar las opciones de la reunión debes seguir los siguientes pasos:

Dentro de la sesión debes pulsar en la parte superior en la opción Más, Configuración y seleccionar el enlace Opciones de reunión.

Una vez mostradas las opciones de configuración de la sesión, debes seleccionar en el desplegable la opción Solo yo y los coorganizadores en el apartado ¿Quién puede presentar? Recuerda pulsar sobre Guardar para que se apliquen los cambios.

De este modo automáticamente los usuarios de la sesión pasan a ser asistentes.

Modificar las opciones de reunión de una sesión programada:

Para modificar las opciones de la reunión se deben seguir los siguientes pasos:

Una vez programada la sesión se reflejará en el calendario del equipo de Teams, desde ahí puedes editar la misma pulsando encima de la convocatoria, aparece una ventana emergente con los datos de la reunión y el botón para poder editar esta.

Una vez accedido a la edición, aparecen los datos de la reunión y en el desplegable “…” de la parte superior, verás Opciones de reunión.

Pulsa Opciones de reunión y se abrirá una pestaña nueva del navegador. Debes seleccionar en el desplegable la opción Solo yo y los coorganizadores en el apartado ¿Quién puede presentar?. Recuerda pulsar sobre Guardar para que se apliquen los cambios.

De este modo automáticamente los usuarios que accedan a la sesión tendrán el rol de Asistente.

Dar permisos de moderador:

A veces es necesario que algún estudiante o invitado tenga permisos de moderador para poder compartir la pantalla o la presentación, y al acceder como asistente no dispone de dichos permisos. Teams permite la posibilidad de convertir en Moderador a cualquier asistente de la sesión. Para ello, en el apartado Gente se puede visualizar a todos los usuarios de la sesión y los roles específicos que disponen.

Para dar permisos de moderador debes buscar al asistente y a su derecha se encuentra el botón «…», al pinchar sobre el mismo, se habilitan las acciones que se pueden llevar a cabo sobre dicho usuario. Debe seleccionar la opción Convertir en moderador.

Sin Equipo de Teams

Es importante que utilices el Equipo de Teams de la asignatura para comunicarte con tus estudiantes. No obstante, Aula Virtual permite crear sesiones de videoconferencia sin necesidad de disponer de un Equipo de Asignatura. A continuación te contamos cómo crear una sesión de videoconferencia desde el editor de texto de Aula Virtual.

Pasos para crear una sesión de videoconferencia con Teams en tu asignatura

Crea un evento en el calendario para tus estudiantes: este evento lo verán los estudiantes en el Calendario y en el bloque de eventos próximos y tendrá el link de acceso a la sesión de videoconferencia.

Accede a la asignatura y pulsa sobre el mes en el bloque Calendario en el panel derecho para acceder a la página del Calendario de la asignatura.

Pulsa sobre el día en el que quieres crear el evento de la videoclase. En la pantalla de configuración del evento incluye el nombre, el día y la hora de la videoclase. Asegúrate que el tipo de evento sea Curso para que lo puedan ver todos los usuarios de la asignatura.

Además, pulsa en el enlace Mostrar más … y, dentro del apartado Descripción, selecciona el icono de Teams.

Añade la sesión de Teams: al pulsar en el icono de Teams aparecerá una nueva ventana para crear la sesión de videoconferencia.

Pulsa el botón de Iniciar Sesión para acceder a tu cuenta de Microsoft Teams con el correo electrónico de tu usuario URJC (xxxx@urjc.es) e introduce la contraseña.

Crea el evento de la sesión de Teams: Este evento no aparecerá en tu calendario de Teams y solo podrás acceder a ella con el enlace que se generará.

Pulsa en el botón Vínculo Crear reunión, podrás generar el evento con el nombre y el horario de dicha reunión.

Recuerda que es importante que generes el evento con los mismos datos y horarios que indicaste en el evento del calendario de Aula Virtual. Se recomienda que, una vez creada, configures las opciones de la reunión. Para eso pulsa en el botón Opciones de la reunión.

Se abrirá una nueva pestaña en el navegador y puedes configurar todas las opciones correspondientes a la sesión de Teams:

Opciones de Teams

Pulsa en Guardar para que se graben los cambios en las opciones de la sesión de Teams. Vuelve a la pestaña del navegador de Aula Virtual donde estás creando el evento y pulsa en Añadir enlace.

Comprobarás que el enlace a la sesión se ha insertado en la caja del editor de texto en el apartado Descripción.

Pulsa en Guardar y verás el evento en el Calendario de la asignatura.

Tus estudiantes verán el evento también en el bloque de Próximos eventos.

Generar un acceso directo desde la asignatura

Para generar un enlace a la sesión de videoconferencia, podrás utilizar el recurso URL o el de etiqueta, para que tus estudiantes tengan el acceso disponible.

En primer lugar, deberás copiar el enlace del calendario. Para ello, selecciona el vínculo y cópialo.

Crea el recurso URL:

Pega el enlace que tienes copiado en el apartado URL externa.
Completa la configuración indicando el nombre de la URL. Te recomendamos que, en este caso, incluyas en el nombre la fecha de la sesión.
Una vez creada, el estudiante podrá acceder a la sesión de videoconferencia accediendo también desde el recurso URL.